Kiegészíteni vagy lecserélni? A meglévő rendszerek bővítése egyedi modulokkal

Szinte minden cégnél előfordul: a vállalatirányítási rendszer, a raktárkezelő vagy a dokumentumkezelő jól végzi a dolgát, de egy-egy folyamatot nem fed le. A hiányzó részt ilyenkor táblázatok, e-mailek és kézi egyeztetések pótolják.

Miért nem mindig a csere a megoldás?

Egy nagy rendszer lecserélése vagy átszabása hosszú és költséges projekt. A meglévő rendszerek mögött évek tapasztalata, betanított munkatársak és jól működő folyamatok állnak. Ha csak egy szelet hiányzik, aránytalan az egészet felforgatni. A nagy szoftverek gyártói ráadásul ritkán fejlesztenek egyetlen ügyfél kedvéért.

Mit jelent a kiegészítés a gyakorlatban?

A kiegészítő alkalmazás a meglévő rendszerek mellé épül. Onnan veszi az alapadatokat, ahol azok ma is vannak, és csak azt teszi hozzá, ami hiányzik:

• a cég saját üzleti szabályait, például hogy mikor, kinek és milyen jóváhagyással induljon egy karbantartás,
• az automatikus értesítéseket és a határidők figyelését,
• átlátható felületet azoknak, akik a folyamatot napi szinten viszik,
• riportokat, amelyek több rendszer adatait összesítik.

Mikor jó választás?

A kiegészítés akkor működik jól, ha a meglévő rendszerek stabilak, és a hiány egy jól körülhatárolható folyamatban jelentkezik. Ha viszont maga a fő rendszer is elavult vagy nem bővíthető, érdemes nagyobb lépésben gondolkodni. Ezt a felmérés során közösen tisztázzuk.

Egy példa

Egyik logisztikai partnerünknél az eszköznyilvántartás, a dokumentumkezelés, az üzemanyagkártya-adatok és az árfolyamadatok már különböző rendszerekben voltak meg. A Yardly ezek mellé épült be: összeköti az adatokat, automatizálja a karbantartási folyamatot, és folyamatosan riportot készít.