Lejárati naptár céges flottának: forgalmi, műszaki, kötelező, casco

Ha autónként csak négy évente ismétlődő dátummal számol (műszaki vizsga, kötelező biztosítási évforduló, casco és egy szerviz), egy 20 autós flottánál ez már 80 határidő egy évben. A téli és nyári gumicserét, a tachográf-kalibrálást és a sofőrök jogosítványait még nem is számoltuk.

Mit érdemes nyilvántartani?

Járművenként:

• forgalmi engedély,
• műszaki vizsga,
• kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás és casco,
• zöldkártya, ha az autó külföldre is jár,
• bérleti vagy lízingszerződés,
• időszakos szervizek és egyéb vizsgák (például tachográf).

Sofőrönként:

• jogosítvány és kategóriái,
• sofőrkártya és egyéb szakmai igazolványok, ha a munkához szükségesek.

Az érvényességi időket és az Önre vonatkozó szabályokat mindig az aktuális jogszabályok és a szerződései alapján ellenőrizze. A lényeg az, hogy minden dátum egy helyen legyen, és a dokumentum is mellette.

Hány nappal előtte szóljon a riasztás?

Egy jól bevált beosztás: 30, 14, 7 és 1 nappal előtte. A 30 nap elég egy szervizidőpont vagy egy biztosítási ajánlat beszerzésére, az utolsó kettő pedig emlékeztető, ha valami mégis elcsúszott. A km-alapú szervizeknél a kilométer a fontos: érdemes 1000 km-rel előtte jelezni.

Ki kapja az értesítést?

A flottavezető mindig. A sofőrt akkor érdemes bevonni, ha neki is van teendője, például a saját jogosítványa vagy a hozzá rendelt autó műszakija miatt. Napi egy összesített e-mail jobb, mint tíz külön levél: azt elolvassák.

Ellenőrzőlista az induláshoz

• Gyűjtse össze az összes forgalmit, kötvényt és szerződést, autónként egy mappába.
• Írja fel minden dokumentum lejárati dátumát.
• Rögzítse a sofőrök jogosítványainak lejáratát.
• Döntse el, hány nappal előtte és kinek szóljon a riasztás.
• Jelöljön ki egy felelőst, aki a lejárt tételeket lezárja.

A Yardlyban mindezt egy helyen teheti meg: a dokumentum a járműhöz vagy a sofőrhöz kerül, a lejáratot a rendszer figyeli, és a beállított napokon e-mailt küld.