Év végi leltár kkv-knak: a leltározás menete és leltárív minta

Az év végi leltár sok kkv-nál ugyanúgy zajlik: december közepén valaki kinyomtatja a tavalyi listát, és a csapat két napig keresi a gépeket, a szerszámokat és a laptopokat. Ez az útmutató a tárgyi eszközök – gépek, szerszámok, IT-eszközök és járművek – fizikai számbavételéről szól: hogyan készítse elő, kik végezzék, hogyan rögzítsék, és mi legyen az eltérésekkel. A cikk végén egy azonnal használható leltárívet is talál.

Mit ír elő a számviteli törvény a leltárról?

A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 69. § (1) bekezdése szerint a könyvek év végi zárásához és a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat, mennyiségben és értékben. Az üzleti év főszabályként a naptári év (11. § (1)), így a fordulónap a legtöbb cégnél december 31.

A törvény két esetet különböztet meg:

• Ha a cég folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, a leltározást a leltározási szabályzatban meghatározott időszakonként, de legalább háromévente mennyiségi felvétellel kell elvégezni (69. § (3)).
• Ha nincs ilyen nyilvántartás, vagy nem folyamatosan vezetik, a mérlegfordulónapra vonatkozó leltározást mennyiségi felvétellel kell elvégezni (69. § (4)).

Az egyéni vállalkozóra a törvény hatálya nem terjed ki (2. § (3)). A szabályokat a cikk írásakor (2026. október) hatályos szöveg alapján idéztük. Hogy az Ön cégére melyik eset vonatkozik, és mit ír elő a saját leltározási szabályzata, azt egyeztesse a könyvelőjével.

A leltározás menete öt lépésben

1. Előkészítés novemberben

Kérje el a könyvelőtől a tárgyieszköz-listát, és vesse össze a saját, operatív nyilvántartásával. Ami az egyikben szerepel, a másikban nem, azt már most jelölje meg. Gyűjtse össze a helyszíneket (telephely, raktár, helyiség), és nézze át, van-e minden eszközön olvasható azonosító. A hiányzó címkéket a leltár előtt pótolja, ne közben.

2. Ütemezés és felelősök

Döntse el, ki leltároz, melyik helyszínen és melyik napon. Jól bevált gyakorlat, hogy a felvételt ne egyedül az végezze, aki az eszközökért felel: legyen mellette egy független kolléga is. Jelöljön ki egy leltárfelelőst, aki az eredményt összesíti, és a vitás kérdésekben dönt. Az ütemtervben szerepeljen a felvétel napja, a kiértékelés és a lezárás határideje is.

3. Felvétel

A leltározók helyiségenként, sorban haladjanak, és minden tételnél négy dolgot rögzítsenek: megvan-e, hol van, kinél van, és milyen állapotban. A pontosabb eredményhez érdemes vak leltárt tartani: ilyenkor a leltározó nem látja előre, mit kellene találnia. Külön kezelje azokat az eszközöket, amelyek nincsenek a telephelyen: a szervizben lévő gépet, a munkavállalónál lévő laptopot, a terepen dolgozó céges autót. Ezekről kérjen visszaigazolást, például a szerviz munkalapját vagy a kolléga fotóját az eszköz címkéjéről.

4. Eltérések kezelése

Az eltérés nem feltétlenül veszteség. Az alábbi csoportok segítenek eldönteni, mi a teendő:

• Nem található: keresse meg a felelőssel együtt, nézze meg a szerviz- és a kiadási előzményeket. Adjon határidőt, ne hagyja nyitva januárra.
• Többlet: olyan eszköz, amely nincs a listán. Vegye fel, és tisztázza, honnan került oda.
• Rossz helyen vagy rossz felelősnél: ilyenkor a nyilvántartást kell javítani, nem az eszközt keresni.
• Selejtezendő: jelölje meg, és indítsa el a selejtezés belső rendjét.

Hogy a hiánynak vagy a többletnek mi a számviteli következménye, azt a könyvelő dönti el a leltár alapján.

5. Lezárás

A leltárívet a leltározók és a leltárfelelős aláírják. Készüljön egy összesítő az eltérésekről és a megtett lépésekről, ezt adja át a könyvelőnek. Végül frissítse a nyilvántartást: helyek, felelősök, állapotok. Ez lesz a jövő évi leltár kiindulópontja.

Leltárív: minta, amelyet azonnal használhat

Az alábbi szerkezet nyomtatva és táblázatban is működik. Helyszínenként egy ív készüljön.

Az Állapot oszlopban előre megadott értékeket használjon (például Használatban, Javítás alatt, Selejtezésre vár), különben az összesítésnél tízféle írásmód jön össze.

Mit segít a Yardly, és mit nem?

A leltárnak két fele van. A fizikai számbavétel azt mondja meg, hogy az eszköz megvan-e, hol van és kinél van. Az értékelés azt, hogy mennyit ér: bekerülési érték, értékcsökkenés, könyv szerinti érték. A Yardly az első felét segíti. Az értékelés és a könyvelés a könyvelőprogram dolga, a Yardly nem számol értékcsökkenést. A két rendszer szerepéről bővebben: eszköznyilvántartás vagy tárgyi eszköz könyvelés.

Mikor nem elég már az Excel?

• Több helyszínen leltároznak egyszerre, és a végén öt fájlt kell összefésülni.
• Több száz tétel van, és a kinyomtatott lista pipálása napokig tart.
• Nem látszik, ki és mikor módosította egy eszköz helyét vagy felelősét.
• A címkéket nem lehet beolvasni, minden azonosítót kézzel kell begépelni.
• Év közben senki nem frissíti a fájlt, így decemberben a tavalyi állapotot leltározzák.

Így segít a Yardly az év végi leltárban

A Yardly telefonos leltárában kiválasztja az eszközöket és a járműtartozékokat kategória, típus, állapot, telephely, raktár vagy helyiség szerint, és elküldi a leltárt egy kollégának. Ő e-mailben kap egy 14 napig érvényes linket, amely a telefonon megnyitja a kamerát; bejelentkezni és alkalmazást telepíteni nem kell. A QR-kódot és a vonalkódot is beolvassa, a telefon pedig nem mutatja előre a listát. A végén látszik, mi került elő és mi nem, a hiányzókhoz megjegyzés írható, az eredmény PDF-ben letölthető. A funkció az Üzleti csomagtól érhető el, a meglévő eszközlistát Excelből töltheti fel.