Karbantartás nyilvántartása Excel helyett: mikor érdemes váltani?
Az Excel jó kiindulópont, de egy ponton túl több időt visz el, mint amennyit megspórol. Öt jel, hogy ideje rendszerbe szervezni a karbantartást.
A legtöbb cégnél a karbantartás nyilvántartása egy táblázattal kezdődik. Ez érthető: gyorsan elkészül, mindenki ismeri, és eleinte bőven elég. A gond akkor kezdődik, amikor a járművek, targoncák és gépek száma nő, és a táblázatot már csak egy-két ember érti igazán.
Öt jel, hogy kinőtték az Excelt
- Egy ellenőrzés fél napig tart. Ha az áttekintéshez több fület, szűrőt és kézi számolást kell végigjárni, az idő nem a karbantartásra megy el, hanem az adminisztrációra.
- Nincs kimutatás. Arra a kérdésre, hogy mennyibe kerül egy targonca évente, vagy melyik jármű áll a legtöbbet szervizben, csak órák munkájával lehet válaszolni.
- Nem nyúlhat bele bárki. A tábla annyira összetett, hogy egy rossz helyre írt érték elronthat egy képletet, ezért csak kevesen szerkeszthetik.
- A határidőket fejben kell tartani. A táblázat nem szól, ha lejár egy vizsga, vagy közeleg egy szerviz. Ha a felelős szabadságra megy, a figyelés is megáll.
- Ugyanazt több helyre kell beírni. Az alapadatok egy része már megvan más rendszerekben, mégis kézzel kerülnek át a táblázatba.
Mit érdemes elvárni egy rendszertől?
Nem feltétlenül egy új, mindent lecserélő szoftverre van szükség. Sokszor elég, ha a meglévő adatok egy helyre kerülnek, és a rendszer elvégzi a gépies részt:
- kiszámolja az esedékességet km-óraállás, üzemóra vagy dátum alapján,
- időben és több lépcsőben értesít,
- megőrzi az elvégzett munkák és a költségek előzményeit,
- gombnyomásra kimutatást készít,
- szerepkörönként szabályozza, ki mit láthat és módosíthat.
Egy példa a gyakorlatból
Egy gyógyszer-, növényvédőszer- és italáru-logisztikával foglalkozó partnerünk a raktári targoncák és eszközök karbantartását egy összetett Excel-táblában vezette. A folyamat automatizálása után a karbantartás havi adminisztrációja 8 óráról 10 percre csökkent.
Hogyan érdemes elkezdeni?
Az első lépés egy egyszerű felmérés: mely eszközökről, milyen határidőkről és milyen adatforrásokról van szó. Ebből kiderül, hol vész el a legtöbb idő, és melyik folyamatot érdemes elsőként automatizálni.