Wartung jenseits von Excel: Wann lohnt sich der Umstieg?

Excel ist ein guter Anfang, kostet aber irgendwann mehr Zeit, als es spart. Fünf Anzeichen dafür, dass die Wartung in ein System gehört.

In den meisten Unternehmen beginnt die Wartungsdokumentation mit einer Tabelle. Das ist verständlich: Sie ist schnell angelegt, alle kennen sie, und anfangs reicht sie völlig aus. Schwierig wird es, wenn die Zahl der Fahrzeuge, Stapler und Maschinen wächst und nur noch ein oder zwei Personen die Datei wirklich verstehen.

Fünf Anzeichen, dass Sie Excel entwachsen sind

Eine Prüfung dauert einen halben Tag. Wenn eine Übersicht mehrere Reiter, Filter und Handrechnungen erfordert, fließt die Zeit in die Verwaltung statt in die Wartung.
Es gibt keine Auswertungen. Was ein Stapler pro Jahr kostet oder welches Fahrzeug am häufigsten in der Werkstatt steht, lässt sich nur mit stundenlanger Arbeit beantworten.
Nicht jeder darf daran arbeiten. Die Datei ist so komplex, dass ein Wert in der falschen Zelle eine Formel zerstören kann. Deshalb dürfen nur wenige sie bearbeiten.
Fristen stecken im Kopf. Eine Tabelle meldet sich nicht, wenn eine Prüfung abläuft oder ein Service ansteht. Ist die zuständige Person im Urlaub, ruht auch die Überwachung.
Dieselben Daten werden mehrfach erfasst. Ein Teil der Stammdaten liegt bereits in anderen Systemen und wird trotzdem von Hand übertragen.

Was ein System leisten sollte

Es muss nicht unbedingt eine neue Software sein, die alles ersetzt. Oft reicht es, die vorhandenen Daten an einem Ort zusammenzuführen und dem System die Routinearbeit zu überlassen:

Fälligkeiten nach Kilometerstand, Betriebsstunden oder Datum berechnen,
rechtzeitig und mehrstufig erinnern,
die Historie erledigter Arbeiten und Kosten bewahren,
Berichte auf Knopfdruck erstellen,
pro Rolle regeln, wer was sehen und ändern darf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Logistikkunde für Arzneimittel, Pflanzenschutzmittel und Getränke führte die Wartung seiner Stapler und Lagertechnik in einer komplexen Excel-Tabelle. Nach der Automatisierung sank der monatliche Verwaltungsaufwand für die Wartung von 8 Stunden auf 10 Minuten.

Wie Sie am besten anfangen

Der erste Schritt ist eine einfache Bestandsaufnahme: Um welche Geräte, Fristen und Datenquellen geht es? Daraus wird sichtbar, wo die meiste Zeit verloren geht und welcher Ablauf sich zuerst zu automatisieren lohnt.