Flottakezelés Excelben: meddig működik, és mikor érdemes váltani?
Az Excel tíz autóig remek. Utána a verziók szaporodnak, a határidők csúsznak, és senki nem tudja, melyik a jó fájl.
Szinte minden flotta egy táblázattal indul. Ez nem hiba: egy kis flottánál egy jól felépített Excel gyors, ingyenes és mindenki ért hozzá. Egy ponton túl viszont több időt visz el, mint amennyit megspórol. Az alábbi öt jel azt mutatja, hogy ez a pont már eljött.
Öt jel, hogy kinőtte a táblázatot
- Több verzió él egyszerre. A flottavezetőnél, a pénzügyön és a telephelyen is van egy „aktuális” fájl, és nem egyeznek.
- A határidők fejben vannak. A táblázat tudja, mikor jár le a műszaki, de nem szól. Ha valaki szabadságra megy, a határidő vele megy.
- A költség becslés. A tankolás, a szerviz és a biztosítás külön fájlokban van, így egy autó valós havi költségét senki nem tudja megmondani.
- Nincs előzmény. Ki írta át a km-óraállást? Mikor volt az utolsó olajcsere? Egy táblázatban ezt nehéz visszakeresni.
- A terepen nem használható. A sofőr nem fogja telefonon egy 30 oszlopos táblázatban rögzíteni a tankolást.
Mibe kerül egy elfelejtett határidő?
Egy lejárt műszaki miatt az autó nem mehet forgalomba, amíg nincs új vizsga. Ez kieső munkanapot, átszervezést és sürgősségi időpontot jelent, és ha az ellenőrzésnél derül ki, bírságot is. Egy elfelejtett biztosítási évforduló vagy szerviz ugyanígy többe kerül, mint a figyelése.
Mit tudjon egy flottakezelő rendszer?
- Minden jármű egy kereshető listában, saját adatlappal és előzményekkel.
- Dokumentumok lejárattal, és riasztás e-mailben, mielőtt bármi lejár.
- Km vagy idő szerinti karbantartási ütemterv.
- Költségek automatikusan, járművenként, Ft/km-ben.
- Telefonról is használható felület a sofőröknek.
- Szerepkörök: mindenki azt látja, amire szüksége van.
Hogyan vigye át az adatokat egy délután alatt?
A legtöbb rendszer, így a Yardly is, Excel-sablonnal tölthető fel. Töltse le a sablont, másolja bele a meglévő listáját (rendszám, márka, típus, évjárat, km-óra, telephely), és töltse fel. A Yardly a hiányzó telephelyeket és típusokat magától létrehozza, a hibás sorokat pedig soronként jelzi. Utána már csak a dokumentumokat és az ütemterveket kell feltenni, és a rendszer onnantól figyel Ön helyett.