Jóváhagyás a javításokra: így tartsa kordában a szervizköltséget

A szervizköltség ott szokott elszaladni, ahol nincs szabály: valaki elviszi az autót, a szerviz megjavítja, és a számla utólag érkezik. Egy egyszerű jóváhagyási folyamat ezt megfordítja.

Árajánlat, összeghatár, jóváhagyó

A folyamat három kérdésre ad választ:

• Ki kér árajánlatot? Általában a jármű felelőse vagy a diszpécser.
• Mekkora összegtől kell jóváhagyás? Például 100 000 Ft felett.
• Ki hagyja jóvá? A flottavezető, nagyobb összegnél az ügyvezető.

Kötelező dokumentumok

A jóváhagyáshoz legyen kötelező az árajánlat feltöltése, a lezáráshoz pedig a számláé. Így minden javítás mögött ott a papír, és a könyvelésnek sem kell utánajárni.

Mi történjen elutasításkor?

Három jó válasz van: visszakerül javításra (például új árajánlatot kell kérni), egy külön ágon megy tovább (például másik szervizhez), vagy a folyamat lezárul. Érdemes előre eldönteni, melyik illik a céghez.

Egy minta folyamat

1. Indítás: bejelentésből vagy egy esedékes ütemtervből.
2. Árajánlat kérése: a felelős feltölti az ajánlatot és beírja az összeget.
3. Feltétel: 100 000 Ft felett jóváhagyás kell, alatta mehet tovább.
4. Vezetői jóváhagyás: jóváhagyja vagy elutasítja.
5. Javítás: szervizbe vinni, javítás.
6. Lezárás: a számla feltöltése, és a munka bekerül a szerviznaplóba.

A Yardly folyamatszerkesztőjében ezt egy vásznon rakja össze, vagy a kész „Járműjavítás jóváhagyással” sablonból indul. Minden lépés a felelőse Teendőim listájában vár, a lezárás pedig magától beírja a munkát és a költséget a szerviznaplóba.