Leltározási szabályzat mintával: kinek kötelező, mi legyen benne?
Kinek kötelező a leltározási szabályzat, mi legyen benne a gyakoriságtól az eltérések kezeléséig, és egy mintavázlat, amelyet a könyvelője véglegesíthet.
A leltározási szabályzat sok kkv-nál egy könyvelő által készített dokumentum, amelyet senki nem olvasott el, és nem is egyezik azzal, ahogyan a cég valójában leltároz. Pedig ha jól van megírva, ez mondja meg, ki, mikor és hogyan számolja meg az eszközöket, és mi a teendő, ha valami hiányzik. Ebben a cikkben összefoglaljuk, kinek kötelező, mit tartalmazzon, és mintát is adunk a leltározási szabályzathoz, amelyet a könyvelőjével véglegesíthet.
Kinek kötelező a leltározási szabályzat?
A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 14. § (3) bekezdése szerint a gazdálkodónak írásba foglalt számviteli politikát kell kialakítania. A 14. § (5) bekezdés a) pontja szerint ennek keretében el kell készíteni az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát. A köznyelv ezt hívja leltározási szabályzatnak.
A kötelezettség a törvény hatálya alá tartozó gazdálkodókat érinti, például a kft.-ket, a bt.-ket és a zrt.-ket. Néhány fontos részlet:
- Egyszerűsített éves beszámoló: a 14. § (6) bekezdés az ilyen gazdálkodókat az önköltségszámítási szabályzat alól menti fel, a leltározási szabályzat alól nem.
- Mikrogazdálkodói beszámoló: a 398/2012. (XII. 20.) Korm. rendelet 3. § (3) bekezdése szerint a mikrogazdálkodó számviteli politikát nem készít. A rendelet ugyanakkor a számviteli törvény előírásait – a benne foglalt eltérésekkel – alkalmazni rendeli, így a leltár kérdése ilyenkor sem tűnik el.
- Egyéni vállalkozó: a számviteli törvény hatálya rá nem terjed ki (2. § (3)).
- Új cég: a szabályzatokat a megalakulástól számított 90 napon belül kell elkészíteni, törvénymódosításkor pedig a változást 90 napon belül kell átvezetni (14. § (11)).
- Felelős: a számviteli politika elkészítéséért és módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felel (14. § (12)).
A szabályokat a cikk írásakor (2026. október) hatályos szöveg alapján foglaltuk össze. Hogy az Ön cégére pontosan mi vonatkozik, azt a könyvelője tudja megmondani.
Leltár és leltározás: mi a különbség?
A leltár maga a dokumentum: a törvény 69. § (1) bekezdése szerint tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a fordulónapon meglévő eszközöket és forrásokat, mennyiségben és értékben. A leltározás az a munka, amellyel meggyőződnek az adatok valódiságáról: mennyiségi felvétellel vagy egyeztetéssel (46. § (3)). A szabályzatnak mindkettőről szólnia kell. Ez a cikk a tárgyi eszközök mennyiségi felvételére fókuszál; a pénzeszközök, a követelések és a kötelezettségek egyeztetésének szabályait a könyvelő írja meg. Ha a gyakorlati lépésekre kíváncsi, olvassa el az év végi eszközleltárról szóló cikkünket.
Mit tartalmazzon a leltározási szabályzat?
- Hatály: mely eszközcsoportokra (gépek, járművek, IT-eszközök, szerszámok, készletek) és mely telephelyekre vonatkozik.
- Gyakoriság és időpont: fordulónapi vagy folyamatos leltár, eszközcsoportonként. Ha a cég folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, a törvény szerint legalább háromévente kell mennyiségi felvétel (69. § (3)); a szabályzat ennél gyakoribbat is előírhat.
- Módszer: mennyiségi felvétel vagy egyeztetés; listás vagy vak leltár; papíron vagy telefonos beolvasással.
- Felelősök: a leltárért felelős vezető, a leltárbizottság összetétele, a leltározók és az eszközök kezelői. Rögzítse, hogy a kezelő a saját területét egyedül ne leltározhassa.
- Ütemterv: az előkészítés, a felvétel, a kiértékelés és a lezárás határideje.
- Bizonylatok: leltárív, felvételi jegyzőkönyv, eltéréslista, záró jegyzőkönyv: ki írja alá őket, és hol őrzik.
- Idegen helyen lévő eszközök: szervizben, munkavállalónál, bérbe adva. Hogyan igazolják a meglétüket?
- Eltérések kezelése: ki vizsgálja a hiányt és a többletet, milyen határidővel, és ki dönt a rendezésről.
Leltározási szabályzat: mintavázlat
Az alábbi vázlat kiindulópont. A szögletes zárójelben lévő részeket töltse ki a cég adataival.
[Cég neve] – Az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzata
1. Általános rendelkezések. A szabályzat célja, hogy meghatározza a leltár elkészítésének és a leltározásnak a rendjét. Hatálya kiterjed [a cég összes telephelyére] és a következő eszközcsoportokra: [tárgyi eszközök, járművek, járműtartozékok, IT-eszközök, szerszámok, készletek]. Jogszabályi alap: a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény. Hatályos: [dátum]-tól.
2. Fogalmak. Leltár, leltározás, mennyiségi felvétel, egyeztetés, fordulónap, leltáreltérés (hiány, többlet).
3. A leltározás gyakorisága és időpontja.
- [Tárgyi eszközök]: [évente], a fordulónapra vonatkozóan, [november 15. és január 15.] között.
- [IT-eszközök és kéziszerszámok]: [félévente], folyamatos leltárral.
- Rendkívüli leltár: az eszközök kezelőjének változásakor, költözéskor, lopás vagy káresemény után.
4. A leltározás módja. Mennyiségi felvétel helyszínenként, [vak módszerrel: a leltározó nem látja előre a nyilvántartás szerinti listát]. Az eszközöket a címkén lévő azonosító alapján kell felvenni; címke nélküli eszköznél a gyári szám a döntő.
5. Felelősök. A leltár elkészítéséért [az ügyvezető] felel. A leltárbizottság elnöke: [név, beosztás]; tagjai: [név, beosztás]. Az eszközök kezelője a felvételnél jelen lehet, de egyedül nem leltározhat.
6. Ütemterv. A leltárutasítás kiadása: [dátum]. Előkészítés, a címkék ellenőrzése: [dátum]-ig. Felvétel: [dátum]–[dátum]. Kiértékelés: [dátum]-ig. Lezárás és átadás a könyvelésnek: [dátum]-ig.
7. Bizonylatok. Leltárív helyszínenként, felvételi jegyzőkönyv, eltéréslista, záró jegyzőkönyv. Aláírja: [a leltározók és a bizottság elnöke]. Őrzés helye: [hely vagy rendszer].
8. Eltérések kezelése. A hiányt és a többletet [5] munkanapon belül ki kell vizsgálni. A vizsgálat eredményét [a bizottság elnöke] jegyzőkönyvezi; a rendezésről [az ügyvezető] dönt, a számviteli elszámolást a könyvelés végzi.
9. Záró rendelkezések. A szabályzatot [évente] felül kell vizsgálni. Kelt: [hely, dátum]. Aláírás: [a cég képviselője].
A minta nem jogi vagy számviteli tanácsadás. A végleges szöveget könyvelő vagy számviteli szakember véglegesítse, mert neki kell összhangba hoznia a cég értékelési szabályzatával és beszámolási formájával.
Mikor nem elég már az Excel?
A szabályzat leírja, ki mikor leltároz. Egy táblázat viszont nem szól, ha közeleg a félévente esedékes leltár, nem tudja, melyik eszköz melyik helyiségben van éppen, és nem őrzi meg, ki írta át a felelőst. Ha a szabályzatban folyamatos leltár szerepel, de senki nem emlékszik, melyik raktár következik, az Excel már nem elég.
Hogyan segít a Yardly?
A Yardly eszköznyilvántartásában minden eszközhöz rögzíthető a leltári száma, a pontos helye (telephely › raktár › helyiség › polc), a felelőse és a használója. A telefonos leltár vak: a leltározó a kamerával olvassa be a címkéket, a telefon nem mutatja előre a listát, az eredmény PDF-ben letölthető, a korábbi leltárak pedig a Leltár előzményekben visszakereshetők. A folyamatok között időzítve, például negyedévente vagy évente indíthat leltárt, egy lezárt leltár pedig maga is elindíthat egy folyamatot, például az eltérések kivizsgálását. A szabályzatot nem a Yardly írja meg, de a benne leírt rendet könnyebb vele betartani.